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Entenda como essa ferramenta pode auxiliar na gestão de projetos e aumentar a eficiência dos negócios.
Com crescente popularidade na área de tecnologia, o Scrum ganha cada vez mais espaço em empresas modernas como forma de aumentar a eficiência na gestão de processos. Originalmente desenvolvido para auxiliar no gerenciamento de projetos de software, atualmente é aplicado em diferentes áreas, tipos e tamanhos de empresas.
Mas entender os benefícios que esta ferramenta pode oferecer para os negócios depende, primeiro, de compreender o que é e como funciona a metodologia que ela oferece.
O que é o Scrum?
Framework desenvolvido para ser aplicado em projetos complexos, é um método de gestão que busca oferecer maior agilidade aos processos, sendo adotado, principalmente, por equipes de desenvolvimento.
Em termos simples, o Scrum é uma estrutura dinâmica e inteligente de trabalho que oferece bases para que as equipes estabeleçam projetos organizados desde o princípio e que a entrega final ocorra no menor tempo possível.
É por esse motivo que ele é conhecido como um “método ágil”, sendo necessário, apenas, respeitar os direcionamentos básicos de seu funcionamento para reduzir problemas ao longo do desenvolvimento dos projetos.
Como o framework funciona?
Um projeto, em termos mais simples, é um conjunto de tarefas. No Scrum, essas tarefas são organizadas em ordem de execução em uma lista, que recebe o nome de Product Backlog e que é definida pelo dono do projeto a ser executado, que no sistema é chamado de Project Owner, ou PO.
Cada uma das atividades da lista é controlada com base no período de tempo definido para sua execução, que no framework do Scrum é chamado de Sprint e que, geralmente, vai de 1 a 4 semanas.
Para que cada um dos Sprints tenha início é realizada uma reunião de planejamento, chamada de Planning, onde o PO se reúne com a equipe responsável para definir qual é a ordem de prioridade de cada elemento a ser executado naquele período de tempo. A ordem dessa classificação dá início a uma nova lista, a Sprint Backlog, que serve de base para que a equipe realize as atividades.
A organização das atividades a serem desenvolvidas pela equipe costuma ser feita por meio de um quadro, dividido em colunas, e preenchido com post-its coloridos, que vão sendo mudados de uma coluna para outra a medida que aquele item muda de status. Isso torna o processo organizacional e de gerenciamento de atividades mais visual e intuitivo.
Ainda que o Scrum tenha seu funcionamento sempre descrito como forma de comunicação real e física, existem diversos aplicativos que permitem aplicar sua metodologia no meio digital, permitindo desenvolver atas de reuniões, distribuição de tarefas, controle de prazo, tranferência de arquivos e diversos outros elementos.
Algumas dessas soluções vêm associadas, inclusive, como ferramentas de videoconferências, permitindo que o processo inteiro seja feito de modo virtual, usando a computação em nuvem como principal suporte para a transferência de dados e acrescentando aos benefícios de um Scrum do mundo real, a acessibilidade que apenas o mundo virtual possui.
Qual a importância?
Por meio da organização das tarefas e prioridades que o Scrum estabelece, passa a ser possível garantir o cumprimento de prazos e um maior foco nas diretrizes estabelecidas pelo planejamento. Sabendo quais são as atividades que possuem mais importância, as equipes consegue organizar melhor o fluxo de uma para a outra.
A clareza e organização das informações sobre o projeto e a forma como ele deve ser executado permite, ainda, oferecer maior liberdade para os indivíduos dentro das equipes, permitindo que eles desenvolvam novas habilidades e aprimorem as que já possuem.
Este método garante que toda a equipe esteja alinhada e tenha conhecimento sobre o que está sendo feito em cada uma das etapas que compõem o projeto, de forma que a comunicação entre colaboradores e entre equipes se torne mais dinâmica e eficiente.
Um dos pontos mais discutidos entre os especialistas é o da efetiva contribuição com a agilidade dos processos que o Scrum pode oferecer. Este sempre foi um objetivo para as empresas, independente do produto a ser entregue, do serviço a ser executado ou do modelo de produção adotado.
No entanto, ainda que seja possível afirmar que com o uso dessa metodologia é possível aumentar a agilidade dos projetos, isso só ocorre quando os direcionamentos estabelecidos pelo planejamento são cumpridos.
Assim, o que se conquista no final é um processo mais bem estruturado, com menores custos, redução de riscos e falhas, melhor cumprimento de prazos e resultados finais de produtos e serviços com maior qualidade e que melhor atendem às necessidades dos clientes.
É necessário esclarecer que muitos dos benefícios oferecidos pelo método Scrum podem ser alcançados com a organização da equipe e com um planejamento eficiente, de forma que o grande diferencial deste framework está em deixar as necessidades do projeto mais evidentes, os processos mais claros e as atividades mais visuais, melhorando a compreensão da equipe.
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