<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1159528794088341&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

CANAL WESTCON
Toda informação da tecnologia está aqui.

Gestão de custo em TI: o que é e como economizar?

É preciso ter orçamento, planejamento e uma dose de iniciativa.

 

 

O gerenciamento de custos, de maneira geral, se preocupa com o processo de planejamento e controle do orçamento de um projeto ou negócio. Inclui atividades como planejamento, estimativa, orçamento, financiamento, gerenciamento e controle de custos para que o projeto possa ser concluído dentro do orçamento aprovado.

A gestão de custos abrange todo o ciclo de vida de um projeto, desde a fase inicial de planejamento, até a medição do desempenho real dos custos e da sua conclusão.

Processos da gestão de custos

Segundo o corpo de conhecimento de gerenciamento de projetos (PMBOK), o gerenciamento de custos é composto de quatro processos:

1. Planejamento de Recursos: O planejamento de recursos utiliza uma estrutura analítica do projeto - uma representação hierárquica de todas as entregas do projeto e o trabalho necessário para concluí-las - para calcular o custo total dos recursos necessários para concluir um projeto com êxito.

Os gerentes normalmente determinam os recursos necessários para cada componente da estrutura analítica do projeto e os adicionam para criar uma estimativa de custo total do recurso para todas as entregas do projeto.

2. Estimativa de custos: A estimativa de custos é um processo iterativo que usa uma variedade de técnicas de estimativa para determinar o custo total da conclusão de um projeto.

As técnicas de estimativa de custos variam em suas abordagens para calcular os custos do projeto. Técnicas determinantes são as mais acuradas. No entanto, embora o trabalho do analista seja sempre criar a estimativa mais precisa possível, as técnicas de estimativa determinantes são apenas uma opção se você tiver concluído o escopo e os resultados finais de um projeto.

3. Orçamento de custo: depois de criar estimativas satisfatórias, você pode finalizar e aprovar o orçamento do projeto. Os gerentes de custos geralmente liberam os montantes orçados em estágios de acordo com o nível do progresso de um projeto. Essas alocações incluem contingências e reservas.

4. Controle de custos: O controle de custos é a prática de medir o desempenho de custos de um projeto de acordo com as linhas de base de custos e cronogramas que fornecem pontos de comparação ao longo do ciclo de vida do projeto.

Os requisitos específicos para o controle efetivo de custos são definidos no plano de gerenciamento do projeto. O indivíduo encarregado do gerenciamento de custos investiga os motivos de variações de custo - se eles considerarem variações de custo inaceitáveis, é provável que haja ação corretiva. O controle de custos também inclui outras responsabilidades relacionadas, como garantir que os orçamentos de projetos atualizados reflitam as alterações no escopo de um projeto.

Gestão de custos na TI

Com muita frequência, quando os CIOs tentam se concentrar no uso de TI para otimizar os custos dos negócios, as partes interessadas o veem como um movimento defensivo.

A falta de compreensão da contribuição da TI para as metas estratégicas de negócios muitas vezes leva ao corte de recursos e não à otimização real dos custos. Essa crença deve ser lançada para o sucesso de financiar iniciativas de inovação e negócios digitais.

Execute a TI como um negócio

Primeiro, demonstre boas práticas fiscais que otimizem os gastos existentes com TI. Em seguida, divulgue suas realizações de gerenciamento financeiro para ganhar credibilidade para ajudar a otimizar o custo do negócio. Parceria com o CFO (Chief Financial Officer) para avaliar onde a tecnologia pode ser melhor implantada em toda a empresa para minimizar os custos e maximizar o valor a um nível aceitável de risco.

Em média, 81% dos gastos com TI estão no orçamento de um CIO. A tendência de ambas as partes é concentrar a conversa na otimização do orçamento de TI. Isso é essencial, mas o sucesso em ir além do orçamento de TI requer a visualização do valor potencial para a empresa, se a TI puder ajudar.

Ao demonstrar a capacidade da organização de TI de gerenciar e otimizar o orçamento de TI, você pode se concentrar em oportunidades para otimizar o custo e o valor em outros orçamentos.

Construa uma parceria eficaz

Existem quatro etapas que você pode tomar para construir uma parceria efetiva com o seu CFO.

Etapa 1. Otimizar o lado da oferta do orçamento de TI

A contabilidade típica pode ser limitada a uma visão do mundo baseada em ativos - mão de obra, hardware e software - dividida entre despesas operacionais e de capital. No entanto, este é o mundo em que o CFO vive.

Faça as noções básicas de orçamento, previsão e gerenciamento de contratos bem o suficiente para gerenciar efetivamente os custos de TI na perspectiva do CFO. Construa práticas que apoiem ​​o gerenciamento fiscal eficaz e garantam a responsabilidade do orçamento em toda a TI.

Etapa 2. Fornecer visibilidade às partes interessadas

É difícil para as partes interessadas da empresa entender o valor da TI se você falar apenas sobre ativos, opex e capex. Crie um catálogo de serviços em termos voltados para o cliente, como projetos, produtos e serviços, e ofereça às partes interessadas uma escolha, sempre que possível, para ajudar a gerenciar a demanda.

Os CIOs podem usar o benchmarking para explicar a causa básica dos aumentos nos gastos com tecnologia. Dica: muitas vezes a causa raiz é a demanda ou volumes, não a taxa ou o custo do serviço.

Etapa 3. Trabalhe com o CFO para otimizar os gastos com TI

Trabalhe com a equipe de finanças para construir uma governança eficaz em todos os gastos de TI em toda a empresa, evitando ao mesmo tempo uma mentalidade de comando e controle.

Etapa 4. Use a tecnologia para otimizar os custos da empresa

Criar uma força-tarefa conjunta para avaliar e selecionar oportunidades, concentrando-se primeiro nas oportunidades tradicionais de TI e, em seguida, avaliando novas tecnologias fora da TI tradicional.


Posts relacionados

Guia prático para uma gestão de TI eficiente após a era digital

Ter gerenciamento de TI é fundamental para o bom funcionamento do departamento dentro das empresas.

Gestão de qualidade em TI: como aplicar e ter sucesso?

Por meio desse processo, as empresas conseguem garantir maior qualidade em suas entregas e, consequentemente, otimizar a satisfação de seus clientes. Saiba como aplicá-la para conquistar maiores resultados. 

6 maneiras como a IoT vai mudar o gerenciamento de projetos de TI

A internet das Coisas mudará bastante a forma como as empresas resolverão muitos dos seus problemas.

Escreva seu comentário