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Contar com a ajuda de um software de gestão pode otimizar os processos e organizar as tarefas diárias.
Cuidar da demanda de uma empresa significa gerenciar o planejamento, produção e entrega de serviços, balanceando pedidos de seus produtos e serviços. Além disso, a empresa precisa ter a capacidade de produzi-los em termos de recursos e restrições de programação. Se não houver esse controle, pode-se produzir muito pouco do que é necessário, muito do que não é necessário, ou ainda atrasar a entrega, tendo problemas com a qualidade do produto ou pior: a satisfação do cliente.
Portanto, saber lidar com a demanda de TI é fundamental para controlar os processos dentro da empresa. Ter a demanda em dia pode ser um recurso estratégico. Hoje, longe de ser o processo racional e estruturado ideal, o gerenciamento da demanda é geralmente uma combinação nebulosa de gestão de decibéis e política organizacional.
O setor de TI costuma ter os profissionais mais bem remunerados da empresa, trabalha com a produção de produtos e serviços complexos e representa pelo menos 10% do orçamento anual. Mesmo assim, administrar demandas ainda tem sido um desafio.
Além de não saber muito bem o que está sendo produzido, nem ter detalhes da produção do semestre ou quais os prazos das entregas, o setor pode até cometer erros e entregar produtos que os clientes não pediram ou que não correspondem ao que eles querem.
Ou seja, a TI está focada completamente no gerenciamento de projetos e desenvolvimento de software e por vezes esquece a importância do gerenciamento da demanda. Infelizmente, é dessa forma que funciona o modelo tradicional de negócios no setor de TI no que diz respeito à relação cliente/fornecedor. Mas se a gestão de demandas em TI for otimizada, as empresas conseguirão cumprir suas metas, reduzir custos e alavancar os negócios.
Gestão de demanda de TI
Tarefas, incidentes e solicitações geradas pelos usuários de TI são consideradas demandas da área que precisam ser solucionadas. Para que o setor consiga bater sua meta, o desafio é atender o máximo de solicitações em menor tempo possível, gastando menos ainda. Se o setor de TI não faz esses atendimentos de forma correta pode gerar lentidão e demandas em excesso, acarretando um alto custo com pessoas e infraestrutura.
E como tornar a gestão mais estratégica?
1. Analisar as demandas
Como o dia a dia do setor de TI costuma ser abarrotado de demandas, os gestores não costumam analisá-las. Porém, essa é uma ótima forma de identificar sintomas para contornar problemas mesmo sem eliminá-los de fato. A análise serve para categorizar os chamados mais recorrentes e apontar quais seriam as soluções para evitá-los.
2. Revisar processos
Sempre é tempo de revisar os processos adotados e fazer uma análise para saber se eles ainda são realmente efetivos. Assim, é possível testar outros processos para facilitar o atendimento aos usuários e melhorar o ambiente de TI.
Usar um bom software
Quando se fala em software de gestão de qualquer natureza, já nos remete à segurança e otimização de processos. Para fazer a gestão de demandas, então, é a melhor opção, pois ele monitora e dá suporte a todas as tarefas do help desk, além de centralizar a comunicação interna.
Analisar indicadores de performance, criar relatórios e organizar a demanda também são funções do software. Ele também revisa processos, diminui custos e é uma excelente ferramenta para facilitar o dia a dia da empresa.
Conhecer os clientes
É fundamental saber mais sobre quem está adquirindo seu produto ou serviço. Portanto, criar formas de proporcionar uma boa experiência para o cliente, bem como atendê-lo exclusivamente com o intuito de focar na resolução dos seus problemas é uma boa estratégia para atender as demandas.
Analisar o perfil do cliente é importante antes de fechar qualquer negócio. Assim, você já sabe o que vai encontrar e pode definir formas de atendê-lo. Mesmo assim, em alguns casos os clientes podem mostrar insatisfação em algum quesito do atendimento. É fundamental não se deixar abalar, pois é impossível agradar todos os perfis de cliente mesmo fazendo um bom planejamento.
Definir prioridades
Mesmo que tudo possa parecer urgente é importante definir prioridades. Que tipo de demanda será atendida primeiro, de acordo com seu grau de importância ou que demande uma solução mais rápida.
O software de gestão pode ajudar a categorizar os critérios de urgência. Por isso, é muito importante investir no software integrado que faça uma gestão de demandas alinhada com a estratégia da empresa.
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