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Fazer um planejamento com uma previsão dos gastos e investimentos futuros da organização é essencial para garantir que ela se desenvolva e cresça de forma saudável.
Os sistemas de Tecnologia da Informação se tornaram fatores competitivos estratégicos para as empresas. Eles são fundamentais para manter a sustentabilidade de uma empresa atualmente e, por isso, o planejamento do orçamento de TI deve ser uma tarefa muito bem estruturada.
Planejar o orçamento de TI é crucial para que as empresas garantam a saúde financeira de seus negócios, principalmente na entrega de projetos. Uma gestão eficiente depende de uma tecnologia competitiva, capaz de atender ao volume de demandas e informações que crescem a cada dia.
Devido a isso, para que seja possível manter os processos em ordem, garantindo o melhor aproveitamento dos investimentos da empresa para otimizar a produtividade e entrega de produtos e serviços, as organizações precisam definir seus orçamentos de TI.
No entanto, a definição de um orçamento para projetos de TI pode não ser uma tarefa tão simples. Muitas empresas enfrentam uma grande dificuldade relacionada às diferenças entre os números colocados no papel e a realidade na prática, em que podem surgir imprevistos e gastos muito superiores aos planejados inicialmente.
Para evitar que isso aconteça, as empresas precisam justamente realizar um orçamento de TI eficiente para seu negócio. Assim, poderão antever diversos gastos e definir custos fixos e variáveis com maior precisão.
Pensando nisso, reunimos neste post um conteúdo completo que aborda a importância de se fazer um planejamento, como defini-lo e dicas para calcular o investimento sem erros. Confira:
Por que montar um orçamento de TI?
O levantamento de informações sobre os objetivos, análises de gastos com infraestrutura e monitoramento são ações necessárias para que as empresas consigam gerenciar todos os seus projetos e controlar suas questões financeiras.
Nesse sentido, a elaboração de um orçamento de TI é fundamental. Dessa forma, é possível alinhar o planejamento de TI aos negócios, o que irá proporcionar uma visão mais abrangente da previsibilidade financeira da empresa.
Além disso, o orçamento ainda permite que as corporações otimizem recursos e antecipem questões, como renovação de licenças, armazenamento de informações, entre outras gastos que a organização poderá ter.
Como calcular os custos de investimentos?
Para montar um orçamento de TI efetivo, as empresas precisam calcular o seu investimento com tecnologia. Para isso, é importante considerar não apenas os gastos e retornos das aplicações.
É preciso incluir o TCO, Total Cost of Ownership - Custo total de propriedade, que é um modo holístico de fazer a avaliação de custos de TI a longo prazo, ou seja, uma previsão dos investimentos dos projetos de TI da empresa. Ele, por sua vez, abrange o Capex (aquisição de hardware e licenças de software) e Opex (despesas com a estrutura operacional e outras).
Portanto, para fazer esse cálculo, é necessário incluir nos investimentos, pontos como:
- Treinamentos de equipes;
- Manutenções em geral;
- Custos decorrentes de falhas e interrupções no sistema;
- Quedas de desempenho;
- Consumo de energia;
- Garantia de qualidade;
- Custos de desativação.
Há diversos gastos operacionais com a equipe de TI que são relevantes para o orçamento das empresas, os quais podem variar de acordo com a necessidade de cada negócio. Esses detalhes também são importantes e devem ser levados em conta para que o orçamento seja fiel a realidade de cada organização.
Como montar um orçamento de TI?
Confira a seguir o passo a passo para montar um orçamento de TI com eficiência:
1. Defina objetivos
Primeiramente, é preciso entender quais são os objetivos da empresa, pois o orçamento deve corresponder à realidade dos negócios. Isso é fundamental para que os projetos consigam manter uma margem de lucro possível de ser alcançada pela organização.
Nesse momento, é preciso ser realista e saber o que o planejamento irá trazer para a empresa no próximo período. Além disso, os gestores devem estimar os próximos gastos do negócio e como eles podem ser reduzidos ao máximo.
Por meio do planejamento correto do orçamento de TI é que uma empresa poderá garantir que vai continuar atuando com eficiência nos próximos anos. Portanto, deve ser realizado com atenção.
2. Faça um levantamento de dados
A coleta de dados também é uma etapa crucial a ser feita. Para iniciar o orçamento, é necessário saber quais são os principais objetivos e necessidades da empresa que precisam ser supridos com os projetos de TI.
Para isso, os gestores de TI devem considerar as dificuldades atuais da organização, os recursos disponíveis e as ferramentas que podem ajudar. Os sistemas e ferramentas de TI também precisam entrar na equação, pensando sempre no que pode ser adquirido ou aperfeiçoado.
Além disso, outras informações necessárias para um efetivo orçamento de TI são as estimativas de tempo para execução de processos contratados pelos clientes, gastos com a aquisição de novos equipamentos e as formas de pagamento realizadas.
3. Utilize métricas para o orçamento
Os projetos de TI que serão desenvolvidos precisam estar alinhados aos objetivos da empresa. Portanto, é necessário utilizar as métricas corretas e contar com indicadores de desempenho.
Dessa forma, a organização terá em mãos números precisos sobre a eficiência de seus equipamentos e equipes, o desempenho da segurança e as possibilidades que a infraestrutura pode oferecer.
4. Considere todos os gastos
Para que o orçamento seja completo, é necessário considerar tudo que gere gastos para a empresa. Nada pode ficar de fora dessa equação, desde equipamentos, pagamento de funcionários, até custos com luz, internet e outros.
É preciso ainda somar o número de computadores e gastos com sistemas, pagamentos feitos a consultorias, serviços, treinamentos e outsourcing. A partir disso, a empresa conseguirá saber o que está gerando gastos desnecessários e poderá ser otimizado ou substituído no futuro.
5. Acompanhe e otimize constantemente o orçamento
Monitorar o andamento do projeto de TI para saber se tudo está saindo como planejado é uma tarefa crucial. Para isso, é necessário utilizar relatórios de acompanhamento para fazer o controle e avaliar o desempenho. Assim, caso algo saia do previsto, é possível adequar as rotinas de TI.
No dia a dia, ainda é preciso adotar práticas para melhorar cada vez mais o orçamento de TI, pois não basta defini-lo uma vez e esperar que nenhum contratempo apareça. A empresa deve se manter atualizada, fazendo os ajustes necessários constantemente para, assim, alinhar seus negócios e garantir o crescimento da organização.
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