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Como fazer uma gestão de custo em TI?

É necessário que as empresas realizem sempre um planejamento efetivo e alinhe as estratégias de TI aos negócios para ter sucesso na gestão de custo.

A Transformação Digital e as inúmeras inovações que estão surgindo no mercado têm impactado empresas de todos os setores e exigido que elas adaptem seus empreendimentos e adquiram novas soluções para se manterem competitivas. É por isso que realizar a gestão de custo em TI passou a ser uma tarefa fundamental para qualquer negócio.

A gestão de custos em TI, de maneira geral, preocupa-se em planejar e controlar o orçamento dos projetos tecnológicos de uma empresa. Dentre suas tarefas estão o planejamento, estimativa, orçamento, gerenciamento e controle de custos.

Em um cenário econômico cada vez mais incerto, principalmente neste momento de grande tensão que estamos vivendo com a descoberta do novo coronavírus, é necessário que as empresas se previnam e mantenham sob controle seus gastos.

Os clientes de sua revenda sabem como executar uma gestão de custos em TI? Para ajudá-los nessa missão, preparamos este conteúdo com as principais informações sobre esse processo. Não perca!

O que é gestão de custos em TI?

Gestão de custos em TI é o conjunto de tarefas focadas na administração dos gastos realizados com tecnologia levando em consideração um planejamento estratégico. Ela é voltada para as necessidades e demandas da empresa e quando feita corretamente pode proporcionar um maior valor agregado aos negócios.

Esse processo tem papel fundamental no sucesso do setor de TI de uma organização. Ele ajuda a reduzir gastos, sem a perda de qualidade dos serviços prestados e, ao mesmo tempo, contribui para que as empresas detectem falhas e gargalos em seus processos, podendo repará-los rapidamente.

Ao ter um maior controle sobre os investimentos realizados em TI, é possível adquirir melhores ferramentas para o ambiente de trabalho. Assim, a organização consegue alcançar maior eficiência em suas operações, produzindo mais com menos recursos, algo fundamental para ampliar a lucratividade.

Ao realizar essa gestão de custos, as empresas podem contar com inúmeras outras vantagens, tais como:

  • Otimização da gestão operacional dos ativos de TI;
  • Maior transparência dos investimentos em novas soluções;
  • Aumento da precisão da tomada de decisões dos gestores;
  • Aumento do alinhamento estratégico entre TI e negócios.

Quando a gestão de custos em TI não é executada corretamente, pode trazer muitos prejuízos para os negócios, consumindo boa parte dos recursos financeiros da empresa. Por isso, é fundamental criar estratégias eficientes e planejar cuidadosamente esse processo.

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Como fazer uma gestão de custos em TI?

Para executar esse processo, é importante utilizar algumas ferramentas e tecnologias, além de realizar mudanças internas. Confira a seguir o passo a passo:

Reavaliar a infraestrutura existente

Para fazer a gestão de custos em TI, é necessário colocar todos os gastos na ponta do lápis. É importante se lembrar de que há muitos outros custos além da aquisição de hardwares e equipamentos. Portanto, é preciso realizar um inventário abrangente com todos os ativos.

Não se esqueça de considerar as atualizações dos sistemas, licenciamentos, treinamentos, suporte técnico, mão de obra. Além disso é fundamental verificar as indisponibilidades e falhas recorrentes, pois certamente elas impactarão o orçamento destinado à TI. Identifique também os custos com backups, plano de contingência, quedas e desastres.

Preparar a equipe

A compra de novas soluções para TI exige tempo e dinheiro. É necessário pesquisar por fornecedores no mercado, encontrar o melhor custo-benefício, conduzir avaliações, negociar contratos, entre outras atividades.

Portanto, você precisa contar com uma equipe bem treinada para que todo o processo de novos investimentos em TI sejam bem-sucedidos e econômicos. Apenas com uma equipe preparada será possível comprar melhor e mais barato.

Investir em automação

Gargalos e contratempos internos causados pela utilização de plataformas distintas e não integradas podem trazer muitos prejuízos financeiros para as empresas, atrapalhando a gestão de custos em TI.

Desse modo, ao investir em automação, é possível centralizar e automatizar atualizações de software, aumentar a utilização de capacidade ociosa de hardware ou rede e entregar melhores resultados, o que também contribui para economizar recursos e aumentar o desempenho dos sistemas.

Reavaliar contratos com fornecedores

Um passo importante da gestão de custo em TI é a realização de auditorias periódicas para avaliar os contratos firmados com fornecedores de serviços de TI. Manter uma relação a longo prazo é fundamental para os negócios, no entanto, há também a necessidade de fazer revisões para garantir que eles continuem vantajosos para a empresa.

Muitas vezes, as organizações se esquecem dessa tarefa e acabam pesando o orçamento de TI com parcerias desfavoráveis. Por isso, o gestor deve sempre fazer questionamentos sobre preço, formas de pagamento, métodos de entregas, promoções, entre outras pontos importantes.

Utilizar ferramentas adequadas

Outra etapa da gestão de custos em TI que merece destaque é a avaliação das ferramentas utilizadas pela empresa. É necessário identificar se elas estão atualizadas e se realmente continuam ajudando na produtividade e desempenho dos colaboradores.

Para isso, o gestor da empresa deve observar as ferramentas de gestão e monitoramento da infraestrutura e verificar se elas oferecem automação e envolvem a gestão de equipamento, rede, sistema e nuvem. Caso contrário podem estar obsoletas e causando prejuízos para os negócios.

Como você pôde perceber, para gerar menos gastos na área de TI e aumentar o desempenho e qualidade dos processos, é fundamental que as empresas realizem uma gestão de custos em TI bem-sucedida.

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