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Para gerenciar os dados, é necessário eliminar a redundância das informações.
Dados redundantes e obsoletos são como salas de arquivo morto para as empresas, não contribuem em nada, pelo contrário, só ocupam espaço. Por isso, a melhor maneira de evitar as informações desnecessárias em seu ambiente é gerenciar melhor os dados obtidos.
Saiba como eliminar o risco de armazenar dados redundantes e evite perder tempo, clientes e dinheiro com o que não é necessário para seu negócio!
Para gerenciar os dados, é necessário eliminar a redundância das informações, usando sistemas e ferramentas que possibilitam sua integração e gerenciamento. Assim, é possível gerenciar projetos com eficiência e qualificação, com baixo custo operacional e tempo reduzido.
E, para isso, o responsável pelo TI de uma empresa pode optar por fazer uma normalização de banco de dados.
Trata-se de um processo de transformações em toda a estrutura do banco de dados, visando a eliminar as informações redundantes que não forem essenciais e as anomalias de inserção, atualização e exclusão.
Para a redundância que for essencial, o que é possível acontecer, o responsável pode procurar integrar suas soluções de gestão de dados com o objetivo de eliminar riscos. Um software CRM, por exemplo, pode ser integrado ao seu sistema, de modo que as informações fiquem seguras em ambos os lados.
Escolha uma solução de software capaz de suportar todo o ciclo de vida na gestão e armazenamento dos dados, automatizando e aumentando a eficiência dos processos, e ao mesmo tempo reduzindo custos e riscos.
Não se esqueça que este ano entra em vigor a nova Lei de Proteção de Dados Pessoais (LGDP), que impõe uma série de normas para a guarda e manipulação de dados.
Como evitar dados obsoletos e redundantes?
Sistema de Gestão de Base de Dados
O termo usado é Gerenciamento de Dados, ele lida com um sistema que realiza a gestão destas informações e recebe o nome de Sistema de Gestão de Base de Dados (SGBD).
Este sistema apresenta um conjunto de requisitos funcionais, como Segurança, Integridade, Controle de Concorrência, Recuperação e Tolerância a Falhas. Além de:
- Reduzir ou eliminar a quantidade de informações redundantes.
- Reduz os riscos e falhas no desenvolvimento dos sistemas e aplicações;
- Compreensão das principais necessidades de dados e informações da empresa;
- Melhora a qualidade e a confiabilidade das informações por meio do uso de dados cada vez mais definidos e integrados;
- Aumento da produtividade dos colaboradores que usam os dados e as informações;
- Definição de mecanismos de segurança no acesso a dados aos funcionários que realmente precisam;
- Alinhamento entre as áreas de tecnologia e negócio.
Master Data Management (MDM)
Outra metodologia viável para o controle e gerenciamento de dados mestre é a Master Data Management (Gerenciamento de Dados Mestre) também pode ser uma importante aliada na luta contra os riscos à segurança trazidos pela redundância de dados.
Esses sistemas, oferecidos pelos provedores de nuvem pública, oferecem uma maneira abrangente de vincular todos os dados a um único ponto de referência. Se usado com eficiência, um sistema de Gerenciamento de Dados Mestre deve reduzir a redundância de dados, incluindo o seu compartilhamento.
A MDM envolve uma série de tecnologias que dão uma visão única de todas as informações, proporcionando uma melhor compreensão dos relacionamentos e uma visão completa de todas interações.
Ele também oferece uma maneira abrangente de vincular tudo em um único ponto de referência. Dessa forma, mesmo com a redundância existindo, é possível lidar melhor com eles, ao passo que todos os conteúdos ficam mais protegidos.
Se a sua empresa não atualizar as práticas de gestão de documentos e implantar sistemas robustos que garantam a conformidade e avaliem o ciclo de vida de cada documento, eliminando dados obsoletos e redundantes, corre o risco de ter de responder legalmente por conta do manuseio incorreto das informações. O gerenciamento de dados pode contribuir de muitas maneiras para reduzir riscos de diferentes tipos, que podem, inclusive, gerar grandes perdas e prejuízos.
A correta gestão de dados garante segurança, confiabilidade, inviolabilidade e atualização das informações, contribuindo para que a empresa perca menos dinheiro e menos clientes e ocupe um espaço cada vez maior no mercado concorrido da atualidade.
Manter a segurança dos dados e evitar informações ultrapassadas fazem toda a diferença, não tenha uma sala de arquivos mortos desnecessariamente.
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