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Entenda como controlar os gastos e lucros gerados com os investimentos em tecnologia e apresente sua importância para os tomadores de decisões de seus clientes.
O conceito de ROI, Return on Investment, em português Retorno de Investimento, tornou-se importante na área de TI quando projetos de implementação de softwares e pacotes integrados de gestão começaram a desempenhar um papel fundamental no desenvolvimento corporativo e na otimização dos resultados de negócios.
A TI passou a fazer parte da rotina de trabalho das empresas e se tornou essencial para o bom desempenho das atividades e processos de todos os setores. Por isso, exige que as organizações invistam em ferramentas modernas e tendências tecnológicas para que a TI possa auxiliar no alcance dos objetivos estratégicos.
Muitas empresas ainda consideram esses investimentos caros e complexos, exigindo que o setor esteja sempre buscando formas de economizar. Devido a isso, os gestores de TI passaram a controlar os gastos e a produtividade de suas equipes por meio de relatórios e gráficos que comprovem a viabilidade financeira dos investimentos na área.
O ROI entra nesse cenário para ajudar esses gestores a mostrarem dados reais de como os projetos de TI trazem retorno financeiro para as empresas, além de diversos outros ganhos, como otimização da produtividade, redução de custos e melhoria na tomada de decisões.
Cálculo do ROI
Saber calcular o ROI dos projetos de TI é uma ótima forma de defender a iniciativa diante dos diretores da empresa. Na prática, é necessário levar em consideração algumas reflexões que são importantes para se começar os cálculos, como:
- Qual o volume de falhas na infraestrutura de TI por mês?
- Qual o tempo médio gasto para resolvê-las?
- Qual o custo médio da TI por hora?
- Quais os outros gastos com recursos durante o projeto?
A partir dessas informações é possível calcular a quantidade de horas que a empresa perde mensalmente por causa dos incidentes na TI que gerem indisponibilidade e impeçam os usuários de realizar seu trabalho.
Mas, além desses gastos, como determinar quais são os ganhos obtidos e o investimento do desenvolvimento do projeto?
O cálculo do ROI tem uma fórmula simples que consiste em subtrair os gastos do ganho obtido e depois dividir pelos gastos novamente. Para ter o valor em porcentagem, após a conta, o valor deve ser multiplicado por cem. O resultado alcançado indicará a eficiência de determinado projeto para trazer lucros para os negócios.
Por exemplo, se a cada mil reais investidos em um projeto, a empresa consigue ter um retorno de mil e trezentos, o lucro será de 300 reais, ou seja, ela terá um ROI de 30% do valor investido.
Para se chegar aos valores de ganhos e investimentos é necessário seguir alguns passos, são eles:
1° Definição do investimento;
2º Determinação dos ganhos;
3º Cálculo de um ROI prévio;
4º Criação de possíveis cenários.
Primeiro passo
A TI deve realizar um bom planejamento, criando relatórios para acompanhar todos os montantes do projeto. Neles devem conter as informações dos valores investidos, incluindo os custos e despesas que serão geradas no período de desenvolvimento.
Todos os custos devem ser considerados para que o valor final seja o mais preciso possível, como a compra de equipamentos, softwares, contratação de profissionais, horas gastas de cada colaborador no projeto por mês, manutenção, entre outros gastos.
Segundo passo
Além das despesas, é necessário, também, controlar os ganhos do projeto. A TI deve sempre buscar por meios e processos que possam gerar economia e, assim, trazer maiores retornos durante a execução do projeto.
Por exemplo, buscar por ferramentas automatizadas que realizem tarefas de forma mais rápidas, o que aumenta a produtividade e deixa a equipe livre para fazer atividades mais importantes, aumentando, assim, os lucros para a empresa.
Terceiro passo
Ao realizar todo o planejamento, é importante determinar qual é o ROI esperado pela empresa com o desenvolvimento daquele projeto. A definição de metas e o controle das métricas irão ajudar a TI a mostrar o desempenho e os benefícios conseguidos com o investimento ao final, determinando se o projeto foi bem-sucedido ou se gerou prejuízos.
Quarto passo
Junto à definição das metas e objetivos das empresa com o projeto, a TI deve criar previsões dos resultados para estar preparada para os possíveis problemas e contingências.
Assim, é preciso considerar três cenários: pessimista, realista e otimista. A partir de cada um deles, a TI deve preparar medidas preventivas para lidar com as possíveis situações problema em cada um deles. Criar esses cenários é uma fase muito importante para que se calcule os riscos e contratempos, ajudando a TI na tomada de decisões sobre os investimentos.
Como se pode ver, calcular o retorno dos investimentos em projetos de TI em uma empresa não é uma tarefa fácil. Ela exige planejamento e uma equipe de TI preparada para lidar com todas as complexidades. É fundamental fazer a gestão de todos os gastos e ganhos com o projeto, apenas assim será possível calcular os lucros do investimento e, sobretudo, mostrar para os diretores da empresa seus benefícios e a importância para os negócios.
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