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A eficiência e a eficácia na governança de TI

Entenda a influência de um direcionamento estratégico e do controle dos processos por meio da Governança em TI nos resultados empresariais.

 

A eficiência e a eficácia na governança de TI

 

A TI tem se tornado cada vez mais importante para empresas que buscam alcançar suas metas e objetivos de negócio, sendo essencial na conquista de resultados positivos e de diferenciais que permitam crescimento e competitividade de mercado.

É por essa importância que a Tecnologia da Informação não pode mais ser considerada apenas como um provedor de serviços, mas como uma ferramenta estratégica, tendo suas despesas controladas e atuando em parceria com o negócio, direcionando seu orçamento para o gerenciamento da aplicação dos investimentos.

A medida em que a TI se coloca como parceira das empresas, os planos de negócios das instituições acabam ganhando mais complexidade, exigindo o estabelecimento de processos mais maduros e controlados, com ciclos de vida bem definidos e respeitando modelos de gerenciamento e a regulação vigente.

Essa complexidade que empresas e TI acabam por desenvolver criam a necessidade de instaurar um modelo de governança que permita garantir a transparência dos trabalhos desenvolvidos por este departamento, reduzindo gastos, aproveitando melhor os recursos e oferecendo ao serviço maior valor agregado, de forma que seja possível mensurar o retorno sobre investimentos em tecnologia.

Compreender as formas como a Governança em TI pode ser mais eficiente e eficaz implica, primeiro, em entender o que esses termos significam. A biblioteca de melhores práticas ITIL determina que eficiência é a medida utilizada para determinar a quantidade de recursos necessárias para que um processo, serviço ou atividade seja entregue.

Assim, podemos entender que um processo eficiente é aquele que cumpre com seus objetivos dentro do tempo, quantia em dinheiro, número de pessoas envolvidas e demais recursos em níveis mínimos.

Já a Governança em TI eficaz é aquela que preza pela entrega dos objetivos acordados, sem, no entanto, oferecer garantias de utilizar métodos considerados como mais corretos, de forma que, muitas vezes, acaba por se utilizar de mais pessoas ou recursos do que era necessário para que uma demanda específica seja entregue.

Por isso, o ideal para a empresa é que seus processos sejam eficientes, de forma que além de cumprir com seus objetivos, o façam com economia de recursos e entrega de valor agregado ao cliente.

Governanças eficientes dependem de práticas de TI que estejam alinhadas com a visão, missão, valores e objetivos do negócio, permitindo entender o cenário de tecnologia em que a instituição se insere, entendendo o negócio e determinando o papel da TI no momento atual e no futuro dos negócios por meio de indicadores de desempenhos que mensurem e avaliem o progresso e desenvolvimento das práticas até que os resultados buscados sejam alcançados.

É necessário que, uma vez que se estabeleça o alinhamento estratégico com os objetivos empresariais, sejam mapeadas e entendidas as necessidades operacionais, financeiras e os riscos do negócio, tornando possível estabelecer um portfólio de serviços e processos focado na capacidade e demanda da TI e da empresa.

A Governança eficiente depende de plena compreensão e documentação de processos, estabelecendo responsáveis, executores, funções, recursos utilizados e demais elementos que devem ser informados para que o processo ocorra da melhor maneira possível, formando uma equipe de trabalho com plena consciência de seus deveres e que estejam envolvidos com o sucesso do negócio.

Manter todos esses elementos harmonizados e direcionados para os objetivos estratégicos da empresa coloca como principal desafio para a eficiência da Governança em TI é a comunicação das partes interessadas na produção, que inclui TI, alto escalão empresarial e clientes. Essa dificuldade é intensificada quando consideramos a comunicação com cliente, que não tem acesso aos objetivos e especificações definidas para os processos como demanda, de forma que causam uma mudança nos requisitos mapeados, impactando a entrega da solução solicitada.

Já no caso da alta direção, temos os empecilhos criados pelas informações que acreditam serem sigilosas e específicas do conteúdo estratégico, não devendo ser compartilhadas com o restante da equipe e prejudicando o próprio direcionamento estratégico das atividades da TI em relação ao negócio.

A comunicação ainda é prejudicada pela própria TI, que se utiliza constantemente de linguagem técnica e especificações, eliminando a objetividade do diálogo e dificultando o entendimento dos envolvidos no serviço.

Desta forma, o controle da comunicação, processos objetivos e claros, a definição de papéis e funções, o estabelecimento de métodos de análise e métricas que permitam mensurar desempenhos, o gerenciamento de riscos, entre outros elementos que auxiliam na harmonia e direcionamento das estratégias de negócio controlados pelas metodologias de Governança em TI são essenciais para conquistar a eficácia do serviço, garantindo a entrega de acordo com a demanda e da eficiência do negócio, garantindo o menor tempo, redução de custos e de uso de recursos, alcançando assim maior qualidade e valor para o negócio e para a empresa.

 

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