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9 motivos para investir em ferramentas de colaboração corporativa

Entenda a importância de utilizá-las na rotina de trabalho e saiba como escolher a melhor opção para sua empresa.

 

9 motivos para investir em ferramentas de colaboração corporativa

 

Para acompanhar a competitividade do mercado, as empresas estão adotando cada dia mais ferramentas colaborativas, que realizam a integração de suas equipes, melhorando a produtividade e reduzindo gastos operacionais. Elas representam uma forma inovadora de trabalho que se tornou essencial após a transformação digital.

Ao utilizar um sistema colaborativo de qualidade, as empresas passam a contar com diversos benefícios que, além de otimizar o trabalho dos funcionários, afetam a cultura corporativa e o comportamento de toda a equipe, pois a simplificação dos mecanismos de colaboração e comunicação proporcionam um melhor ambiente de trabalho.

A seguir, destacamos 9 motivos para convencer sua empresa a adotar esse novo modelo de trabalho:

1 - Trabalho em grupo

A principal vantagem dessa solução, e a mais conhecida entre as empresas, é a facilidade de realização de trabalhos em grupo. Com a solução certa, as equipes conseguirão trabalhar em conjunto, independentemente do tamanho da empresa. Será possível compartilhar arquivos e informações para a realização das tarefas de forma otimizada.

2 - Facilidade de uso

Outro grande benefício dessa implementação é a sua fácil manipulação pelos funcionários, não há a necessidade de treinamentos especiais. Cada colaborador poderá continuar usando seus dispositivos, o que facilita ainda mais a adaptação com os recursos da solução.

3 - Redução de custos

Ao optar por um pacote de ferramentas colaborativas, sua empresa irá economizar mais do que se precisasse comprar diversas ferramentas de fornecedores diferentes. Além disso, poderá reduzir despesas com manutenção de equipamentos, segurança da informação, licenciamento de softwares, aquisição de hardware e até com o consumo de energia elétrica.

4 - Versatilidade e mobilidade

São duas características presentes nas ferramentas colaborativas e essenciais para as corporações. Assim, não importa qual o dispositivo que o colaborador esteja utilizando, ele terá acesso às informações e aplicações necessárias para desenvolver suas tarefas e participar da tomada de decisões mesmo fora do escritório.

5 - Melhoria na comunicação interna

As ferramentas de colaboração permitem que a empresa melhore a comunicação entre suas equipes e setores. É possível criar uma rede social corporativa para tornar efetiva a troca de informações e melhorar a relação entre funcionários, que passarão a entender melhor todos os processos fora de seu departamento, melhorando sua compreensão sobre os serviços prestados pela empresa.

6 - Segurança de dados armazenados

Uma solução eficiente deve possuir recursos de armazenamento na nuvem seguros, o que torna os dados corporativos protegidos e fáceis de armazenar. Assim, é possível eliminar riscos comuns como perda de arquivos, roubo e outros desastres, além de ser possível controlar os acessos de todos os colaboradores às informações e até limitar quem poderá utilizar dados sigilosos.

7 - Ampliação do conhecimento

O compartilhamento de informações entre funcionários e departamentos poderá ajudar na capacitação dos profissionais, pois com boas ferramentas colaborativas, é possível que eles repassem seus conhecimentos e habilidades para quem precisar de auxílio.

8 - Realização de backups automáticos

Os dados e documentos são salvos instantaneamente em diversos servidores de forma automática. Esse recurso também ajuda na proteção dos dados e otimiza o trabalho da TI que não precisa se preocupar em realizar regularmente backups dos arquivos de todos os funcionários.

9 - Alta escalabilidade

As empresas podem adicionar ou retirar o acesso a seus usuários com poucos cliques no painel unificado de gerenciamento administrativo das ferramentas de colaboração.


Soluções eficientes de colaboração podem oferecer grandes vantagens para as empresas, por isso é essencial que elas saibam escolher a melhor opção dentre as muitas existentes no mercado. Para tomar uma decisão, além de levar em conta quais são as necessidades de seu negócio, é necessário considerar três características:

1- Interface prática: para facilitar o uso por parte de todos os funcionários, é necessário que ela seja de fácil entendimento. As ferramentas precisam ser interativas e simples.

2 - Fácil gerenciamento: os líderes de departamento devem possuir um controle de acesso e permissões de todos os acessos, por isso devem contar com total facilidade para criar níveis de privacidade e acesso, conseguir adicionar e excluir membros, além de delegar tarefas de forma rápida.

3 - Segurança de dados: essas ferramentas costumam ser seguras por estarem na Nuvem, mas é necessário que a empresa fique atenta para escolher aquela que ofereça os melhores recursos contra danos e roubos e que tenha um plano de ação caso algum problema aconteça.

Como pudemos perceber, há uma série de benefícios oferecidos pelas soluções colaborativas que otimizam todos os processos corporativos. Com o acesso facilitado de informações e o aumento da produtividade de suas equipes, as empresas podem garantir uma melhora em todos os seus processos internos e, assim, atender melhor seus clientes e impulsionar suas vendas.

 

 

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