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7 erros críticos na automação robótica que devem ser evitados

A eficiência não é o único benefício do RPA - ele também permite maior qualidade do processo e elimina erros.
 
 
 
A Automação de Processo Robótica (RPA) é uma tecnologia relativamente nova que permite às empresas obter eficiências significativas, permitindo que os robôs de software executem atividades repetitivas e muitas vezes administrativas, normalmente realizadas por seres humanos.

A eficiência não é o único benefício do RPA - ele também permite maior qualidade do processo e elimina erros que podem resultar do trabalho manual.

Além disso, o uso da tecnologia RPA normalmente resulta em maior satisfação do cliente, interna e externamente. Por exemplo, o tempo de processamento do pedido de empréstimo pode ser reduzido de dias para horas via automação, resultando em clientes mais felizes.

E a equipe, que geralmente é cautelosa no início de uma implementação de RPA, torna-se solidária com a tecnologia, uma vez que a isenta de trabalho repetitivo e sem graça e permite que se concentrem em projetos mais interessantes e desafiadores.

O caminho para colher os benefícios do RPA, no entanto, pode ser repleto de muitos obstáculos. Se você está pensando em introduzir o RPA em sua organização, estes são 7 erros comuns a serem evitados.
 

1. Não envolver a liderança sênior

Todo projeto de sucesso começa com uma liderança forte. As iniciativas de RPA não são exceção. É preciso garantir uma forte liderança do lado comercial e de TI da sua organização.

Os líderes de TI devem estar envolvidos desde o início, porque o RPA depende tanto da infraestrutura de TI quanto do acesso a vários aplicativos de TI. Os líderes podem ajudar a resolver quaisquer desafios inesperados ao longo do caminho, como problemas com políticas de segurança de TI ou atualizações de infraestrutura de TI, etc.
 

2. Não escolher os processos certos

É fácil entrar na armadilha de automatizar tarefas pequenas e simples que ninguém quer tocar. Os benefícios reais do RPA, no entanto, estão na automação de ponta a ponta de processos que vinculam recursos humanos significativos.

Exemplos de tais processos são: decisões de crédito no setor bancário, decisões de subscrição em seguros, processamento de alterações de contas ou criação de novos clientes em vários setores.

Para gerar benefícios tangíveis em seu projeto de RPA, você precisa pensar grande. Pergunte a si mesmo se o impacto do seu projeto de automação pode ser medido através de um destes KPIs:
  • Geração de receita
  • Redução de custos / aumento de eficiência
  • Melhorias na qualidade
  • Impacto positivo na auditoria, risco e conformidade

3. Todas as atividades podem ser automatizadas

Apenas 45% das atividades pagas pelas pessoas podem ser automatizadas com a adoção da Automação Robótica de Processos. Portanto, a primeira coisa que você precisa fazer é analisar seus processos para verificar se a atividade que você deseja automatizar é composta por tarefas repetitivas e de alto volume, intensivas em recursos - pense em atividades como entrada de dados e funções de back office.

É absolutamente vital que você analise cada uma das atividades que compõem o processo. Lembre-se, porém, de que esse processo pode evoluir para ser parcialmente automatizado e parcialmente gerenciado por suas equipes.


4. Automatizar processos quebrados

Embora o RPA possa, na maioria dos casos, automatizar processos existentes, é recomendável examinar os processos antes de automatizá-los e simplificar sempre que possível. Isso resulta em uma lógica de decisão mais simples e limpa para bots RPA, ciclos de teste RPA mais curtos e manutenção mais fácil das soluções de automação.

Por exemplo, se você planeja automatizar um processo de integração para novos clientes, mas atualmente há 20 maneiras diferentes pela qual sua organização pode integrá-los, faz sentido determinar qual é o processo mais eficaz e confiável e automatizar esse processo.


5. Não investir tempo suficiente para testar seus bots

Os robôs RPA podem lidar com várias tarefas, desde que estejam programados para gerenciá-los. Dedicar tempo para definir os diferentes parâmetros envolvidos em cada processo e programar seus robôs para lidar com cada um deles, fará você economizar muito tempo no futuro.

A ideia é que sua equipe de especialistas tenha que lidar apenas com casos excepcionais que seus robôs não podem processar. Para conseguir isso, você precisa contar com extensos testes para garantir que os robôs saibam sua parte do trabalho.

Não se esqueça de envolver suas PME ao definir esses cenários de teste. É uma abordagem iterativa e, com certeza, haverá cenários que ninguém na sua organização antecipou na fase de desenvolvimento; portanto, permita tempo suficiente para o teste.


6. Deixar de mostrar benefícios desde o início

Se há algo que motivará sua liderança a continuar investindo em RPA, é obter benefícios desde o início.

Nossa experiência de implantação de RPA mostra que 8 a 12 semanas são tempo suficiente para automatizar um grupo selecionado de processos e colocá-los em operação, permitindo que você mostre benefícios tangíveis em um período de três meses.

Se, no entanto, você não conseguir demonstrar os benefícios rapidamente, a posição do patrocinador da RPA será enfraquecida ao longo do tempo.


7. Evitar desperdício

Analisar seus processos quanto à adequação ao RPA é ótimo. Essa análise revela algum potencial de melhoria e redução de desperdícios. A RPA não removerá resíduos e esse é o segundo maior equívoco que encontrei em minha carreira. Se um processo precisar ser aprimorado, isso precisa ser feito antes de você entrar no trem RPA ou você estará automatizando apenas a complexidade e o desperdício.

O RPA não é uma ferramenta estratégica; é um meio para atingir um fim, uma chave na nossa bolsa de metodologias de excelência operacional. Somente depois de simplificar seus processos e remover o desperdício usando algumas metodologias tradicionais de excelência operacional e enxuta, é possível decidir com segurança se sua organização se beneficiará do RPA.

Esperamos que essas informações ajudem a evitar alguns desses erros mais comuns ao introduzir o RPA em sua organização.


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