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Saiba como alinhar esse setor às estratégias de negócios para garantir um melhor desempenho da equipe e maior eficiência de processos.
A Tecnologia da Informação assumiu um papel fundamental no dia a dia das corporações e seu bom funcionamento se tornou peça-chave para o sucesso dos negócios. Após a transformação digital, as empresas passaram a se apoiar nela para tomar decisões mais assertivas e ágeis e serem capazes de acompanhar o mercado cada dia mais competitivo.
A TI passou a apoiar a realização de tarefas e atividades de todos os colaboradores da empresa, mesmo fora de seu setor, além de otimizar, também, os processos por meio da automação e das tendências modernas de tecnologia. Por isso, é necessário contar com as soluções mais adequadas para os negócios e garantir o bom funcionamento delas.
Independente do setor e tamanho, todas as empresas precisam buscar pela melhoria e o aprimoramento de seus processos para garantir melhores resultados nos negócios. Para realizar essa tarefa, é essencial ter um suporte de TI eficiente e que assegure que todas as operações estejam em ordem e, caso um problema aconteça, tenha uma equipe preparada para repará-las o mais rápido possível.
Portanto, seja para atualizar sistemas operacionais e softwares, resolver problemas de infraestrutura, de indisponibilidade ou outros gargalos, a equipe de suporte de TI deve estar preparada para melhorar as operações ou apagar incêndios.
Para garantir o sucesso do suporte da TI é necessário realizar algumas melhorias para facilitar a execução de suas tarefas, aumentar o controle e gestão de processos, além de tornar suas operações mais ágeis. Confira a seguir quais são elas:
1 - Otimizar operações
Uma das principais preocupações do suporte deve ser oferecer melhorias para facilitar as operações internas da empresa e permitir que os colaboradores consigam realizar suas tarefas cada vez mais rápido e com maior eficiência.
Portanto, o suporte de TI deve monitorar todos os processos, identificar os pontos falhos e garantir que as tecnologias mais recentes sejam aplicadas, sugerindo melhorias que proporcionarão aumento da produtividade dos funcionários e reduzirão o tempo perdido com processos demorados.
2 - Criar uma cultura de serviços
É importante definir uma sequência de processos a ser seguida pelo suporte quando um chamado for aberto por algum colaborador da empresa. Para isso, os profissionais do suporte devem identificar e analisar quais são os problemas mais recorrentes de toda a equipe e determinar quais ações devem ser tomadas.
Dessa forma, poderão predefinir um padrão de ações para atender a todas as solicitações, o que irá ajudar a TI a solucionar todos os problemas de forma mais rápida e eficiente.
3 - Melhorar a gestão de informações
Contar com um gerenciamento eficiente é essencial, pois a gestão é responsável por identificar, classificar, processar e armazenar todos os dados digitais da empresa.
O suporte de TI deve, então, garantir a segurança e centralização das informações mais importantes para oferecer uma melhor visão geral de todo o negócio e auxiliar os outros setores no acesso a todos os dados necessários.
4 - Manter atualizado um histórico de usuários
Criar uma base com informações de acesso dos usuários é uma tarefa importante do setor de suporte. Isso irá ajudar a identificar as causas de alguns problemas e mantê-las documentadas.
Além disso, ao ter um histórico descrevendo as medidas tomadas, caso o contratempo volte a ocorrer, qualquer técnico poderá resolvê-lo e de forma rápida, melhorando a satisfação dos usuários.
5 - Inovar constantemente
As formas tecnologias disponíveis para as empresas lidarem com seus problemas se atualizam e se aprimoram constantemente e cabe ao suporte acompanhar todas essas transformações.
Assim, esses profissionais precisam estar antenados a novidades e avanços tecnológicos disponíveis e aplicar em sua empresa aqueles que fazem sentido para os negócios.
6 - Utilizar métricas e relatórios
Os relatórios de performance são essenciais para medir a produtividade dos colaboradores e garantir a qualidade dos serviços de atendimento da equipe. Por isso, a empresa deve contar com um sistema de KPIs (Key Performance Indicator, em português indicador-chave de desempenho) para analisar as métricas e medir o sucesso das ações do suporte. Isso irá ajudá-los a identificar as áreas que precisam de um maior auxílio para que, assim, maior atenção seja dada a elas.
Ao otimizar as atividades de suporte, a equipe passará a direcionar melhor suas competências e habilidades, evitando retrabalhos e reduzindo o tempo perdido com falhas recorrentes. Dessa forma, a empresa contará com um suporte de TI mais eficaz e capaz de gerar maiores resultados para os negócios.
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