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Gerenciar as mudanças e envolver os funcionários nos processos são dois passos essenciais.
Uma pesquisa da Deloitte do ano passado revelou que 96% dos 1437 executivos entrevistados consideram o digital como uma prioridade estratégica e, quando questionados sobre as principais áreas de investimento, 69% afirmaram que a automação e a transformação do processo são as prioridades número um.
O porquê dessas respostas é fácil de saber: na Transformação Digital, a agilidade com menos erros, aumento da produtividade, flexibilidade de investimentos giram em torno obrigatoriamente da automatização dos processos, de inserir robôs inteligentes no dia a dia das pessoas para que busquem mais eficiência nas suas tarefas e parem de realizar ações repetitivas, aproveitando seus conhecimentos e especialidades para desenvolverem outros projetos dentro da empresa.
Porém, para que essa automatização realmente funcione, é preciso um plano estratégico para convencer os colaboradores e executivos, além de preparar os processos para receber os robôs. Este plano deve considerar:
1 – Correção primeiramente dos processos: antes de inserir qualquer tipo de automatização em um processo, como ele pode ser melhorado? O que pode ser ajustado para que seja mais eficiente? É preciso primeiro entender como o trabalho flui e onde o fluxo pode ser transformado, para que a automação atenda a expectativa do investimento realizado.
2 – Começar a automatização pelo departamento de TI: antes de tentar convencer os executivos a incluírem a automação em toda empresa, o ideal é começar automatizando um processo interno do departamento de TI. Monitorar, analisar os resultados para apresentar um caso de sucesso e como ele pode ser replicado para outros setores do negócio.
3 – Cabe ao CIO selecionar os processos que são cabíveis de serem automatizados: uma empresa nos contextos atuais não vai funcionar completamente sem contar com a mão de obra humana. Por isso, muitos são os processos que podem ser melhorados pelas máquinas, mas ainda há muitos outros que não valem a pena o investimento. Por isso, o CIO ou executivo responsável pelo TI deve fazer uma listagem das ações que podem ser melhoradas pelos robôs e as que ainda não estão aptas a receber as tecnologias.
4 – Mostrar o valor da automação: o que efetivamente vai mudar na vida dos colaboradores depois que um processo for automatizado? Apresentar esses números ajudaria a criar uma cultura pró-tecnologia, tirando a desconfiança sobre a perda de uma vaga no mercado de trabalho. Por exemplo, depois que automatizou a organização de um banco de dados com informações de clientes, a equipe conseguiu deixar de fazer horas extras.
5 – Revisite os processos automatizados para serem melhorados: deve entrar no planejamento um certo tempo para retrabalhar a programação da automatização para saber se é possível melhorá-la. Porém, o processo não pode parar já que os executivos vão exigir um ROI positivo. Por isso, não esperar por um projeto perfeito para dar continuidade dele é a melhor solução.
6 - Gerenciar mudanças: funcionários impactados com o resultado da automação devem se ajustar ao novo fluxo de trabalho ao invés de rejeitá-lo. Neste contexto, cabe ao CIO ou gestor, fazer o gerenciamento correto do processo de mudança, e comprovar que a tecnologia cria capacidade adicional aos funcionários e não retira suas vagas. Os robôs permitem que exerçam uma função de maior valor, colocando em prática suas experiências e demonstrando as habilidades que os diferenciam no mercado de trabalho.
Enfim, o planejamento deve conter especialmente questões de gerenciamento de pessoas no primeiro momento de implantação da automatização. Se a equipe não estiver alinhada com os novos processos e rejeitá-los, todo investimento pode ter sido em vão ou a rotatividade da equipe deverá aumentar até encontrar funcionários com o perfil adequado.
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