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Mudanças corporativas, até as menores, são sempre difíceis. Imagine implementar um sistema que muda praticamente tudo. Por isso, confira os 10 passos que selecionamos para você garantir sucesso no seu novo software ERP.
Gerenciar um negócio não é tarefa simples, e conforme aparecem as necessidades de trabalho, surge também uma colcha de retalhos formada por sistemas de controle, um verdadeiro pesadelo para profissionais da área de TI. É nesse contexto, normalmente, que se implementa um Sistema de Gestão Empresarial (Enterprise Resource Planning), ou apenas ERP, como também é conhecido.
Através de sua implantação, o caos se transforma em um projeto sistêmico, capaz de agilizar e acelerar os processos do negócio. Mas como fazer devidamente essa implementação?
Abraham Lincoln disse certa vez que, se tivesse oito horas para cortar uma árvore, passaria seis delas afiando seu machado. É neste mesmo contexto que entra a importância em fazer um bom trabalho de implementação. Por isso, listamos abaixo 7 passos imprescindíveis para que um projeto ERP se torne bem-sucedido.
1 – IDENTIFICANDO A MOTIVAÇÃO
A pergunta que se deve fazer é: por que o ERP deve ser implantado? Assim, será possível identificar problemas atuais, definir objetivos corporativos e até avaliar projeções futuras, como escalabilidade das informações. Em posse desses dados, define-se uma lista de requisitos primários e soluções que o software deverá cumprir.
2 – DEFINIÇÃO DE ESCOPO
Dados da Panorama indicam que 61,1% das implementações de ERP atrasam e 74,1% excedem seu orçamento inicial. É por isso que se faz necessária uma definição clara dos requisitos do sistema, uma lista de demanda que resultará em uma implementação mais tranquila e suave, sem obstáculos. Então, estude com cuidado cada uma das demandas, e identifique quais são os principais problemas a serem vencidos.
3 – AVALIAÇÃO DAS OPÇÕES
Outro estudo, desta vez da Capterra, mostrou que 22% das empresas pesquisadas assumiram que compraram o primeiro sistema que procuraram. E mais, 33% das empresas admitiram que não exigiram uma demonstração antes da compra. Esses dados dificultam uma implementação bem-sucedida. É necessário verificar, testar, estudar possibilidades, garantindo assim a melhor escolha. Uma dica importante é evitar sempre que possível a personalização do sistema, já que isso pode levar a um aumento nas falhas do ERP. Muitas vezes, como o sistema é muito completo, existe uma confusão entre a capacidade de configuração (mais indicada) e a personalização do sistema (menos indicada).
4 – PENSE A INFRAESTRUTURA
Como uma transição sistêmica é um processo doloroso e difícil de realizar, é necessário alinhar com o fornecedor do software qual a infraestrutura necessária que deve haver. Não esqueça de pensar na escalabilidade da infraestrutura assim como foi feito anteriormente com o software. Portanto, esse requisito não pode limitar a demanda futura.
5 – MIGRAÇÃO
Se fazer pequenas alterações nas atividades da corporação já é sofrível, imagine mudar tudo. Depois de identificado o software que melhor atende a empresa, garanta que a transição seja feita com calma, identificando quais são os dados mais importantes e começando por eles. Muitas empresas optam por seguir caminhos paralelos, com o novo sistema ERP junto às práticas sistêmicas anteriores. Apesar de trabalhoso, isso garante que o sistema seja devidamente testado e, suas funcionalidades, aprendidas adequadamente pelos funcionários.
6 – ASPECTO HUMANO
A resistência às mudanças nas atividades cotidianas dos funcionários deve ser considerada, desde o princípio, como um obstáculo fundamental a ser vencido. Sem o envolvimento e dedicação dos colaboradores, o sucesso do ERP pode simplesmente ser um objetivo inatingível. É por isso que a gerência do projeto deve envolver e preparar os funcionários, levando-os a refletir sobre os benefícios do novo software, como a produtividade, que será aumentada, e por que a implementação facilitará algumas atividades de controle. Não se esqueça que os treinamentos devem ser contínuos.
7 – ATENÇÃO À RIGIDEZ
Um estudo da Panorama Research revelou que 40% das implementações ERP causaram longas interrupções operacionais. A fim de evitar isso, a dica é o cuidado que se deve ter com a rigidez da implantação do sistema. É claro que lacunas vão surgir continuamente, principalmente no período da transição, e é por isso que a improvisação deve também ser uma ferramenta de resiliência. Mas tente corrigir efetivamente o máximo de conflitos sistêmicos ainda na fase de testes.
Após de fato ter o sistema implementado, é necessário se preocupar com as atualizações do software, assim como a manutenção periódica para o suporte contínuo. Realizado esses passos, se utilizando do máximo de dedicação, organização e sinergia com o fornecedor do sistema, a solução ERP da empresa que você, profissional de TI, trabalha ou atende, será um sucesso.
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